仕事の流れを見える化〜記憶に頼らず記録する



音楽関係の出版社「アマネコ舎」さんへの片づけ5Sアドバイス、4回目の訪問です。

ミラサポ専門家派遣制度を活用され、昨年度3回の支援をさせていただきましが

まだまだ、改善したらよくなることがあり、今年度1回目の依頼をいただきました。



オフィス兼商品在庫置き場のスペース、

棚に収まっているようではあったのですが、収まりきれないモノが分散し

なんとなく雑然としている、混沌としている空間から

最初は商品や備品など、モノを整理することで、在庫管理の効率が上げていきました。



その次の段階としてアドバイスしたことは、書類整理。

詳しく聞いていくと、書類の性質に対してファイルのタイプがあっていなかったり、

後で調べる時に調べにくい分類だったり、と言うことがわかってきました。

詳しくヒアリングをしていき、書類現物をいきなり整理する前に

書類の種類を付せんに書き出してみて、机の上で分類をしてみると

書類の種類や重要度・緊急度がだいぶ見える化してきました。


モノを整理するときも　出す⇒分ける（まとめる）⇒選ぶ⇒しまう　の順序でしますが

書類の整理も同じなのです。

そして書類の整理は仕事の整理でもあります。

している仕事を出してみると、この書類とこの書類は一緒にファイリングしておいた方がいい、とか

ひとつの流れが完了するまではトレーに出しておき、完全に終わってから収納する、とか

仕事の種類や重要度・緊急度・流れを見直し

順序を変えたり、チェックを強化するところはチェック工程を増やしたり

仕事の整理を、一緒に考えました。


今までも、今までの方法で仕事は進んでいたのですが

もしかしたら漏れや間違いや滞りがあったとしても気づかなかったかもしれません。


頭の中での管理で仕事をしていたこともあったようなので、今まではできたかもしれませんが

これからこの会社が大きく成長していくことを考えたら

大切なのは、記憶より記録です。


そこで今後の仕事の正確性を上げていくため、

仕事の進行表を作って、進み具合の見える化を図ります。

　




ここから先は漏れなく滞りなくするのが目的なので

さかのぼっても調べたいところですが、今は、今とこれからを確実に・・・・・。



わたしも以前、会社の事務員をしていたことがあります。

間違いや漏れや滞りもありました。　注意していても入力ミス等ありました。

人がすることは間違えることはある、だからそれをフォローするチェックで

そのミスが会社内範囲で発見され、お客様や取引先に影響がでないような仕組みが大事

ということを学びました。


ミスしないように注意して気を付ける、と努力はしますが、

気持や頭の中で頑張るより、表に出して見える化してしまったら

頑張らなくちゃいけないことと間違えることが、確実に軽減されていくと思います。

忘れていいんですもの、むしろ忘れましょ、

表に出されている記録を頼りましょう、それ見ればいいんですから。


仕事の流れを見える化〜記憶に頼らず記録する




このミラサポ専門家派遣制度は、専門家の指導を受けることで、

企業の力を上げていく事が目的で国（中小企業庁）から補助金を出していただける

ありがたい制度です。

　
片づけて仕事効率を上げたいと考えているが

どうしたらよいかわからない、という企業様は

ぜひこの制度を活用されたらよいかと思います。